Audit Horizon e controlli primo livello

Audit e controlli di primo livello

di progetti a contributo pubblico

Le complesse procedure che governano l’accesso e l’erogazione di contributi pubblici, nazionali ed europei, prevedono anche un’attività di audit e certificazione, che può riguardare:

le spese rendicontate dal beneficiario e per le quali si chiede l’erogazione del contributo;
le metodologie di rendicontazione adottate, ovvero le specifiche procedure seguite dal beneficiario per rilevare i costi oggetto di rendicontazione, in particolare i costi di personale;
il grado di rischio associato al beneficiario, quale risulta da un processo sistematico di analisi e valutazione.

Nel primo caso si parla di certificazione ex post, trattandosi di attività volta ad accertare la correttezza delle spese richieste a contributo dal beneficiario. A seconda dei programmi, questo tipo di audit può svolgersi in momenti diversi e con il coinvolgimento di soggetti diversi, fino a chiamare in causa – in alcune circostanze di particolare criticità – l’organismo europeo di lotta alle frodi (OLAF). Quello che qui ci interessa – e su cui è impegnato il nostro studio – è il cosiddetto audit di primo livello, che il beneficiario di un contributo pubblico, nazionale o europeo, deve attivare all’atto della rendicontazione delle spese, per garantirne l’ammissibilità rispetto alle regole del programma di riferimento (Horizon 2020, Horizon Europe, Life, ENI CBC Med, FAMI, Europa Creativa, Interreg, o altri, inclusi i contributi derivanti da bandi del PNRR).

Nel secondo caso si parla invece di certificazione ex ante, avendo per oggetto non la spesa sostenuta per un determinato progetto, bensì la metodologia adottata per rendicontare determinate categorie di costi di cui si chiede il rimborso, come previsto ad esempio in Horizon 2020 con la metodologia di determinazione dei costi medi di personale. Nel periodo di programmazione 2021-2027, tale approccio è previsto solo per i programmi CEF (Connecting Europe Facility) e Digital Europe, mentre per altri programmi, e nello specifico per Horizon Europe, è stato sostituito dal System and Process Audit (vedi sotto).

Nel terzo caso, anch’esso riconducibile a valutazioni ex ante, oggetto di analisi e valutazione è il profilo di rischio del beneficiario quale risulta da un System and Process Audit (SPA). E’ questo il nuovo approccio di valutazione ex ante contemplato da Horizon Europe, il programma quadro per la Ricerca e l’Innovazione per il periodo 2021-2027.

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Controlli di primo livello e certificazione delle spese ammissibili

(Verification of Expenditure)

I programmi, nazionali ed europei, che comportano l’erogazione di contributi o finanziamenti agevolati richiedono che, al verificarsi di determinate condizioni, le spese rendicontate dal beneficiario, per essere ammesse all’erogazione della sovvenzione, siano certificate da un soggetto esterno in possesso di determinati requisiti di professionalità e indipendenza, che ne attesti l’ammissibilità sulla base di criteri predefiniti.

Il riferimento è all’attività indicata anche come controlli di primo livello, o first level audit, o first level control.

La modalità di svolgimento di tale attività differisce tra i vari programmi di finanziamento nazionale o comunitario, sulla base di linee-guida e procedure messe a punto dalla autorità di gestione competenti per ciascun programma (Horizon 2020, Horizon Europe, Life, CEF, Programmi di Cooperazione Territoriale, POR, PON, PNRR, ecc.) .

Su richiesta dei soggetti beneficiari, assumiamo incarichi per il rilascio delle certificazioni obbligatorie delle spese ammissibili a contributo. Tipici i casi del Certificate on the Financial Statements, la cui emissione da parte di un revisore indipendente è richiesta, ad esempio, nell’ambito del programma quadro di ricerca Horizon 2020 e, ora di Horizon Europe, o del FLC Certificate dei programmi di cooperazione territoriale europea. audit horizon 2020 audit horizon 2020

In tali ambiti vantiamo esperienze a favore di enti pubblici, imprese private, organizzazioni no profit.

La dott. ssa Luciana Zamprogna opera da alcuni anni in tale ambito ed è altresì inserita in short e long-list di revisori abilitati per il rilascio delle certificazioni obbligatorie predisposte da vari enti.

Si segnala che il costo sostenuto dal beneficiario per acquisire il certificato di audit rientra di norma tra le spese rendicontabili all’ente finanziatore, sgravando quindi il beneficiario stesso – in tutto o pro quota – dall’onere della spesa.

Abbiamo effettuato certificazioni di spesa per:

Università
Centri di Ricerca
Ministeri
Regioni
Fondazioni
Imprese

Controlli di primo livello

When do I need a certificate on the financial statement (CFS) for a Horizon 2020 grant?

If the cumulative requested EU contribution is EUR 325 000 or more as reimbursement of actual costs and unit costs calculated by you on the basis of your usual cost-accounting practices (i.e. average personnel costs sand costs for internally invoiced goods and services).

Costs based on lump sums, flat rates (e.g. indirect costs) or unit costs (other than those for personnel costs and for internally invoiced goods and services calculated according to the beneficiary’s usual cost-accounting practices) are not counted for the EUR 325 000 threshold (and don’t need to be covered by the certificate) like the amount paid as pre-financing. Linked third parties must submit a certificate if they themselves (i.e. without taking into account costs claimed by the beneficiary in question) reach the EUR 325 000 threshold.

Within 60 days of the end of the last reporting period, coordinators must submit a final report including a CFS for each beneficiary and each linked third party that requested the contribution indicated above.

If a certificate is required, it must cover all costs declared as actual costs or average personnel costs and costs for internally invoiced goods and services. Incomplete certificates will be returned for correction.

Certifications-H2020 Online Manual

Controlli di primo livello

HORIZON EUROPE – Certificate on the financial statements (CFS)

If required by the granting authority, the beneficiaries must provide certificates on their financial statements (CFS), in accordance with the schedule, threshold and conditions set out in the Data Sheet.

The coordinator must submit them as part of the periodic report.

The certificates must be drawn up using the template published on the Portal, cover the costs declared on the basis of actual costs and costs according to usual cost accounting practices (if any), and fulfil the following conditions:

(a) be provided by a qualified approved external auditor which is independent and complies with Directive 2006/43/EC (or for public bodies: by a competent independent public officer)
(b) the verification must be carried out according to the highest professional standards to ensure that the financial statements comply with the provisions under the Agreement and that the costs declared are eligible.

The certificates will not affect the granting authority’s right to carry out its own checks, reviews or audits, nor preclude the European Court of Auditors (ECA), the European Public Prosecutor’s Office (EPPO) or the European Anti-Fraud Office (OLAF) from using their prerogatives for audits and investigations under the Agreement.

If the costs (or a part of them) were already audited by the granting authority, these costs do not need to be covered by the certificate and will not be counted for calculating the threshold (if any).

Grant Agreements and Contracts

Controlli di primo livello

INTERREG EUROPE – First level control: verification of expenditure to be reported

Before submission to the joint secretariat, each progress report has to be verified and confirmed by an independent controller compliant with the first level control system set up by each Member State and Norway (in accordance with Article 125 of Regulation (EU) No 1303/2013 and Article 23 of Regulation (EU) No 1299/2013).

This verification is carried out by a first level controller, i.e. somebody who has the qualifications (usually auditors or certified public accountants) to verify that the expenditure connected to the project implementation was spent in compliance with the relevant EU, national, regional, institutional and programme rules. The main aim of the controls is to provide a guarantee for the managing authority, the certifying authority and, most importantly, to the project itself that costs co-financed under the Interreg Europe programme are accounted for and claimed in accordance with the legal and financial provisions of the subsidy contract, the approved application form, the Interreg Europe programme rules, national rules and EU regulations.

Interreg Europe Programme Manual

Dalla Certificazione della metodologia al System and Process Audit

Mentre Horizon 2020 – il programma quadro per la ricerca del periodo 2014-2020 – contemplava la possibilità di ottenere dalla Commissione Europea l’autorizzazione preventiva (ex-ante assessment) sulle procedure seguite per rendicontare talune spese, tipicamente costi di personale o spese connesse alle grandi infrastrutture di ricerca, nel settennio 2021-2027 questa possibilità è stata confermata solo per i programmi CEF e Digital Europe.

Va peraltro rimarcato come la non riproposizione nell’ambito di programmi quadro come Horizon Europe sua stata accompagnata dall’ampliamento della possibilità, per i beneficiari, di far ricorso alle proprie metodologie di calcolo dei costi, oltre ad un maggior utilizzo di contributi basati su “lump sum”, che consentono di non rendicontare e giustificare ex post i costi effettivamente sostenuti (actual costs).

il nostro studio, integrando le competenze nel campo dei progetti comunitari a una consolidata expertise nel cost accounting, può fornire supporto sia nell’ottenimento di certificazioni ex-ante sulle metodologie adottate (quando ancora previste), sia nel verificare che il sistema di calcolo dei costi abitualmente in uso presso il beneficiario possa adeguatamente supportare la rendicontazione dei costi dei progetti finanziati.

L’introduzione dell’approccio SPA (System and Audit Process), al posto delle certificazione ex-ante delle metodologie di calcolo dei costi, seppur imperniato su di un’articolata analisi del grado di rischio del beneficiario da parte degli auditors della Commissione, prevede comunque che i beneficiari che intendono sottoporsi al processo di valutazione dispongano di una documentazione formalizzata per iscritto su sistemi e procedure di rendicontazione e cost accounting, ambito nel quale il nostro studio può fornire assistenza e supporto metodologico.

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Audit e controlli di primo livello

di progetti a contributo pubblico

Controlli di primo livello e certificazione delle spese ammissibili

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Controlli di primo livello

When do I need a certificate on the financial statement (CFS) for a Horizon 2020 grant?

Controlli di primo livello

HORIZON EUROPE – Certificate on the financial statements (CFS)

Controlli di primo livello

INTERREG EUROPE – First level control: verification of expenditure to be reported

Dalla Certificazione della metodologia al System and Process Audit

Horizon Europe – Certificate on the Financial Statements

Certificate Financial Statements

Rendicontazione in Horizon 2020: il costo del personale dipendente

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